Документообіг в електронних грошових трансакціях у контексті облікового забезпечення фінансової безпеки

Abstract

Вступ. Основою становлення цифрової економіки є перехід суб’єктів господарювання на електронні трансакції. Оскільки електронні трансакції передбачають оперування електронними платіжними засобами та криптовалютами, інформацію про які передають між учасниками розрахункових операцій, необхідним є перегляд порядку документообігу на підприємстві. Змін зазнає методика формування й опрацювання первинних документів з позиції бухгалтерського обліку грошових потоків. Бухгалтерський облік формує інформаційні масиви для управління грошовими коштами, що є елементом забезпечення фінансової безпеки підприємств.

Мета – проаналізувати трансформаційні тенденції в електронному документообігу систем електронних грошових трансакцій з позиції бухгалтерського обліку для забезпечення фінансової безпеки підприємств.

Методи. У процесі виконання наукового дослідження, для реалізації його мети, використаний системний методичний підхід у поєднанні з інноваційним, функціональним методами та методичним інструментарієм узагальнення, бібліографічного і компаративного аналізу.

Результати. Удосконалено облікове позиціонування банківської виписки як первинного документа, на зміну якої в умовах електронного комунікування з фінансовими установами прийшли інформаційні розпорядження про перерахунок грошових коштів на користь одержувача та підтвердження надходження грошового платежу зі системи електронних трансакцій. Оптимізовано методику формування електронних рахунків на оплату, квитанцій й інших підтверджуючих документів через рекомбінацію даних зі системи електронних трансакцій у традиційних регламентованих формах для інформаційної участі у формуванні та виконанні електронних договірних відносин і смартконтрактів. Запропоновано використовувати технологію блокчейн в організації електронного документообігу в електронних грошових трансакціях для забезпечення фінансової безпеки підприємств у частині: фрагментації інформації з можливістю зберігання кожного з елементів у різних стейкхолдерів; оптимізації управління документообігом, що передбачає автоматичну ідентифікацію типу та змістового наповнення документів із надсиланням відповідальним особам; усунення інформаційних бар’єрів (перенасичення, надмірність, недостатність, спотворення даних); зберігання історії змін даних, що унеможливлює фінансові махінації та випадкові помилки. Уточнено порядок використання системи електронних підписів для аутентифікації відповідальної посадової особи за грошові операції у системі електронних трансакцій та отримання доступу стейкхолдерів до конфіденційної звітності. Розроблено інформаційну схему та принципові положення окремого модуля програмного забезпечення, що є комунікаційним майданчиком інформаційної синхронізації між сервісами електронних грошових трансакцій та автоматизованою системою обліку й управління грошовими операціями і може бути імплементованим на різних підприємствах для забезпечення їхньої фінансової безпеки.

Висновки. Необхідність оптимізації електронного документообігу у системі електронних грошових трансакцій на основі авторських пропозицій і розробок полягає у забезпеченні фінансової безпеки у поєднанні з кіберзахистом підприємства. Кіберзахист електронного документообігу від внутрішніх та зовнішніх кіберзагроз потребує подальшого дослідження. Introduction. The formation basis of the digital economy is the transition of business entities to electronic transactions. It is necessary to revise the order of document circulation at the enterprise, since electronic transactions involve the operation of electronic means of payment and cryptocurrencies, information about which is transferred between participants of settlement operations. First of all, the method of forming and processing primary documents in cash flow accounting will undergo changes. Accounting forms information arrays for cash management, which is an element of ensuring the financial security of enterprises.

The purpose of the article is to research the transformational trends in the electronic document flow of electronic money transaction systems from the accounting point of view to ensure the financial security of enterprises.

Methods. In the process of carrying out scientific research, a systematic methodical approach in combination with innovative, functional methods and methodical tools of generalization, bibliographic and comparative analysis was used to realize its aim.

Results. The accounting positioning of the bank statement as a primary document improved, which replaced in the conditions of electronic communication with financial institutions by information orders on the transfer of funds to the recipient and confirmation of the receipt of a payment from the electronic transaction system. The method of generating electronic invoices for payment, receipts and other supporting documents has been optimized through the recombination of data from the electronic transaction system in traditional regulated forms for informational participation in the formation and execution of electronic contractual relations and smart contracts. It is proposed to use blockchain technology in the organization of electronic document flow in electronic money transactions to ensure the financial security of enterprises regarding: fragmentation of information with the possibility of storing each of the elements with different stakeholders; optimization of document flow management, which involves automatic identification of the type and content of documents with sending to responsible persons; elimination of information barriers (oversaturation, redundancy, insufficiency, distortion of data); storing the history of data changes, which prevents financial fraud and accidental errors. The procedure for using the electronic signature system for authenticating the official responsible for monetary transactions in the electronic transaction system and obtaining stakeholder access to confidential reporting has been clarified. An information scheme and principles of a separate software module have been developed, which is a communication platform for information synchronization between electronic money transaction services and an automated system of accounting and management of transactions, and can be implemented at various enterprises to ensure their financial security.

Conclusions. The need to optimize electronic document flow in the system of electronic money transactions based on author’s proposals and developments to ensure financial security in combination with cyber protection of the enterprise. Cyber protection of electronic document management against internal and external cyber threats requires further research.