Електронний документообіг та його цінність для бізнесу

Abstract

Мета статті – окреслити цінності електронного документообігу для бізнесу, зокрема сформулювати його переваги в умовах сучасних викликів цифрової трансформації та глобальних викликів.

Методологію становлять принципи наукового дослідження, системний підхід до ідентифікації проблеми, методи теоретичної систематизації та узагальнення (для виокремлення результатів і висновків попередніх досліджень), критичний аналіз (для критичної оцінки наявних позицій авторів), спостереження, аналіз і синтез (для ідентифікації проблем використання електронного документообігу в бізнесі, формулювання його основних переваг та недоліків).

Наукова новизна полягає у сформульованих перевагах електронного документообігу для бізнесу в умовах сучасних викликів цифрової трансформації та глобальних викликів, серед яких економія грошових коштів, часових і просторових ресурсів, посилення конкурентоспроможності бізнесу через зростання його гнучкості й адаптивності.

Висновки. Є досить примітивне уявлення про переваги використання електронної документації в бізнес-процесах. Багатовимірність бізнес-простору, обумовлена цифровою трансформацією економіки та сучасного бізнес-середовища, визначає якісно нові вимоги до циркуляції інформації; важливості набувають і метадані, які формуються у взаємодії бізнесу з іншими економічними агентами в цифровому просторі. Наявність якісної системи управління електронними документами покращить як внутрішню ефективність, так і загальну конкурентоспроможність бізнесу. Використання сучасних цифрових систем обробки даних вимагає перегляду вимог і до самих електронних документів, скорочення класичних реквізитів документів та заміну їх на метадані. Це спростить процедури створення документів, знизить обтяжливість документальної роботи, ув’язки документів між собою, верифікації легітимності документа. Найбільшою перевагою електронного документообігу є можливість індексації документів та їх обробки за допомогою технологій штучного інтелекту, що дає змогу шукати помилки та відмінності від попередньо виконуваних операцій, прогнозувати операції, використовувати реєстри відкритих й офіційних даних.