Особливості нормативно-правового регулювання нотаріальної діяльності консульських установ

Abstract

Розкрито особливості нормативно-правового регулювання нотаріальної діяльності консульських установ. Зазначено, що необхідне забезпечення належного рівня підготовки та кваліфікації консульських нотаріусів. Для цього можна проводити регулярну перепідготовку та підвищення кваліфікації фахівців, організовувати семінари й тренінги. Акцентовано увагу на необхідності встановлення чітких правил та процедур щодо вчинення нотаріальних дій. Консульські установи можуть створювати внутрішній документ, який містить чіткі інструкції щодо вчинення різних типів нотаріальних дій. Забезпечення доступності та зручності процедури вчинення нотаріальних дій. Для цього можна розглядати можливість розширення графіка роботи консульських установ, надання можливості запису на відвідування та запровадження інших інструментів для полегшення процедури вчинення нотаріальних дій. Необхідно встановити системи контролю якості вчинення нотаріальних дій. Для цього можна створювати систему зворотного зв’язку із замовниками послуг, проводити регулярний моніторинг якості виконання послуг та вивчення статистичних даних про вчинення нотаріальних дій. Для розширення системи контролю якості вчинення нотаріальних дій консульськими установами України можна запропонувати такі дії: – запровадити стандарти якості виконання нотаріальних дій, що передбачають виокремлення критеріїв якості, які враховують найкращі європейські практики та законодавства та відповідно визначення оцінювання та оцінки виконання нотаріальних дій, що передбачатиме рейтинг задоволеності клієнтів, аналіз відгуків про виконання послуг, контроль за дотриманням встановлених стандартів та інші параметри; – розробити систему моніторингу та звітування про якість виконання нотаріальних дій, яка передбачатиме збір, аналіз та звітування про результати оцінювання якості виконання послуг; – розробити та запровадити систему опитування задоволеності клієнтів від виконання нотаріальних дій, які вже скористалися послугами консульської установи, та проводити її аналіз для покращення якості послуг; – запровадити тренінгові курси (раз на 2 роки) консульських нотаріусів та інших працівників з питань якості виконання нотаріальних дій та виконання стандартів; – проводити раз на рік аудит консульських послуг нотаріального змісту з метою забезпечення відповідності стандартам та найкращим практикам; – встановити відповідальність за порушення норм, що визначають правила та порядок надання консульських послуг консульськими установами. This article discloses the specifics of the regulatory and legal regulation of the notarial activity of consular institutions. It was noted that ensuring the proper level of training and qualification of consular notaries. For this purpose, it is possible to carry out regular retraining and professional development of specialists, organize seminars and trainings. Attention is focused on the need to establish clear rules and procedures for notarial acts. Consular offices can create an internal document that contains clear instructions on how to perform different types of notarial acts. Ensuring the accessibility and convenience of the procedure for performing notarial acts. For this purpose, it is possible to consider the possibility of expanding the work schedule of consular institutions, making it possible to make an appointment for a visit, and introducing other tools to facilitate the procedure for performing notarial acts. It is necessary to establish a quality control system for the performance of notarial acts. To do this, you can create a feedback system with customers of services, conduct regular monitoring of the quality of service performance and study statistical data on the performance of notarial acts. The following steps can be proposed to expand the system of quality control of the performance of notarial acts by consular institutions of Ukraine: to introduce quality standards for the performance of notarial acts, which provide for the identification of quality criteria that take into account the best European practices and legislation and, accordingly, to determine the evaluation and assessment of the performance of notarial acts, which will include a rating of customer satisfaction, analysis of feedback on the performance of services, monitoring of compliance with established standards and other parameters; to develop a system of monitoring and reporting on the quality of the performance of notarial actions, which will provide for the collection, analysis and reporting of the results of the assessment of the quality of the performance of services; to develop and implement a satisfaction survey system for clients who have already used the services of the consular office and conduct an analysis to improve the quality of services; to introduce training courses once every 2 years for consular notaries and other employees on the quality of performance of notarial actions and compliance with standards; conduct an audit of consular notarial services once a year, in order to ensure compliance with standards and best practices; to establish responsibility for violation of norms defining the rules and procedure for providing consular services by consular institutions.